1. Wie zijn wij
Conviro.ai is een dienst van Conviro LLC, een limited liability company naar het recht van de staat Wyoming (Verenigde Staten), geregistreerd bij de Wyoming Secretary of State, registratienummer 2026-001964177, met als adres 30 N Gould St Ste N, Sheridan, WY 82801, Verenigde Staten. In deze verklaring noemen we dat "Conviro", "wij" of "ons". Je bereikt ons via info@conviro.ai.
2. Twee rollen: wanneer wij verantwoordelijk zijn
Onder de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) hebben we twee verschillende rollen:
- Gegevens van kandidaten: de werkgever is verantwoordelijk, wij zijn verwerker. Solliciteer je op een vacature die via Conviro wordt geadverteerd, dan is de werkgever van die vacature verantwoordelijk voor je gegevens. Wij verwerken ze in opdracht van die werkgever en volgens zijn instructies, op basis van een verwerkersovereenkomst (onderdeel van onze algemene voorwaarden).
- Gegevens van werkgevers en bezoekers: wij zijn verantwoordelijk. Voor de gegevens van onze klanten (werkgevers en hun medewerkers), van mensen die een demo aanvragen en van bezoekers van onze website zijn wij zelf verwerkingsverantwoordelijke.
3. Voor kandidaten
Welke gegevens
- Je naam en telefoonnummer zoals die in WhatsApp staan.
- De berichten in het WhatsApp-gesprek, waaronder je antwoorden op de vragen over de vacature.
- Documenten die je zelf stuurt, zoals een cv of een foto daarvan.
- Afspraken voor een gesprek of terugbelverzoek, en of je bij een gesprek aanwezig was.
- Via welke advertentie je reageerde, en een aantal technische gegevens die WhatsApp meestuurt (zoals het tijdstip van berichten).
Waarvoor
Om je sollicitatie te behandelen: je vragen over de vacature beantwoorden, nagaan of je aan de eisen van de werkgever voldoet, een cv ontvangen, en een gesprek of terugbelmoment met de werkgever inplannen en je daaraan herinneren. We gebruiken je gegevens alleen voor de vacature waarop je reageerde, niet voor andere vacatures of andere werkgevers, en niet om AI-modellen te trainen.
Stoppen
Stuur STOP in WhatsApp, dan ontvang je geen berichten meer over je sollicitaties via Conviro.
4. Voor werkgevers en bezoekers
Welke gegevens
- Account: je naam, zakelijk e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam en website, en je rol in het account.
- Vacatures en huisstijl: de gegevens van je vacatures, logo, kleuren en foto's die je uploadt. Bij foto's van mensen bevestig je dat zij toestemming gaven.
- Betalingen: je abonnementen en facturen. Betaalgegevens zoals kaart- of rekeningnummers verwerkt Stripe; die zien wij niet.
- Demo-aanvragen: je naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer en het gekozen moment.
- Gebruik en beveiliging: inlogmomenten, een logboek van belangrijke handelingen in je account en, kortstondig, je IP-adres om misbruik te voorkomen.
Waarvoor en op welke grondslag
- Om onze dienst te leveren, je account te beheren en je te laten inloggen (uitvoering van de overeenkomst).
- Om te factureren en onze administratie bij te houden (wettelijke verplichting).
- Om een demo met je te plannen en daarover contact te houden (op jouw verzoek, en ons gerechtvaardigd belang om je te informeren).
- Om het platform te beveiligen en misbruik te voorkomen (gerechtvaardigd belang).
- Om je te informeren over je account en wijzigingen in de dienst. Nieuwsbrieven sturen we alleen met je toestemming.
5. AI en geautomatiseerde beslissingen
Conviro gebruikt AI om vacatureteksten en advertenties voor te stellen en om het eerste gesprek met kandidaten in WhatsApp te voeren. De AI-recruiter stelt zich altijd voor als AI-assistent. De AI neemt geen besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbare gevolgen voor kandidaten: hij stelt de vragen van de werkgever en zet de antwoorden klaar. Of iemand wordt uitgenodigd of afgewezen, beslist altijd een mens bij de werkgever. Wil je als kandidaat liever een mens spreken? Zeg het in het gesprek, dan neemt de werkgever contact met je op. Elke advertentie wordt bovendien door een medewerker van Conviro gecontroleerd voordat hij live gaat.
6. Met wie we gegevens delen
Gegevens van kandidaten delen we met de werkgever bij wie je solliciteert. We verkopen geen gegevens. Daarnaast werken we met de volgende dienstverleners, die gegevens alleen in onze opdracht verwerken:
We kunnen gegevens ook verstrekken als de wet ons daartoe verplicht, bijvoorbeeld op een rechtmatig verzoek van een overheidsinstantie.
7. Gegevens buiten de Europese Unie
De database van Conviro staat in Nederland. Sommige dienstverleners, zoals de aanbieder van de AI en Meta, verwerken gegevens (ook) in de Verenigde Staten. In die gevallen zorgen we voor passende waarborgen, zoals het EU-VS-gegevensprivacykader waar de dienstverlener daarbij is aangesloten, of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. We geven daarbij alleen de gegevens door die nodig zijn voor de dienst.
8. Hoe lang we gegevens bewaren
- Kandidaten: automatisch verwijderd 6 maanden na het laatste contact, tenzij er nog een gesprek gepland staat. De werkgever kan een kandidaat ook eerder laten verwijderen.
- Testgesprekken: automatisch verwijderd na 30 dagen.
- Accounts van werkgevers: zolang het account bestaat. Na opzegging verwijderen we het account en de bijbehorende vacatures en kandidaten op verzoek, en uiterlijk binnen 12 maanden.
- Facturen en betaalgegevens: 7 jaar, vanwege de fiscale bewaarplicht.
- Demo-aanvragen: maximaal 2 jaar na het laatste contact, tenzij je klant wordt.
- Beveiligingsgegevens zoals IP-adressen: enkele uren tot dagen; verwerkte WhatsApp-meldingen maximaal 30 dagen.
9. Cookies
We gebruiken geen tracking- of advertentiecookies op onze website. We gebruiken alleen wat nodig is om de site te laten werken: een cookie om je ingelogd te houden, en opslag in je eigen browser om je ingevulde vacature in de wizard en je gekozen weergave (licht of donker) te onthouden. Daarvoor is geen toestemming nodig.
10. Beveiliging
We nemen passende technische en organisatorische maatregelen. Verbindingen zijn versleuteld, de gegevens van elke werkgever zijn op databaseniveau van die van andere werkgevers gescheiden, inloggen gaat met een eenmalige link per e-mail, foto's worden zonder metadata (zoals locatie) opgeslagen en toegang voor medewerkers van Conviro is beperkt tot wat nodig is. Merken we een datalek, dan handelen we volgens de AVG en informeren we betrokken werkgevers zonder onnodige vertraging.
11. Je rechten
Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten verbeteren of verwijderen, de verwerking te laten beperken, bezwaar te maken en je gegevens over te laten dragen. Heb je toestemming gegeven, dan kun je die altijd intrekken.
Ben je kandidaat? Neem dan bij voorkeur contact op met de werkgever bij wie je solliciteerde; die is verantwoordelijk voor je gegevens. Je kunt ook ons mailen, dan zorgen wij dat je verzoek bij de juiste werkgever terechtkomt en helpen we hem het uit te voeren. We reageren binnen een maand.
12. Contact en klachten
Vragen over privacy of een verzoek? Mail naar info@conviro.ai. Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).
We passen deze verklaring aan als onze dienst verandert. De datum bovenaan laat zien wanneer dat voor het laatst gebeurde.