Algemene voorwaarden Conviro.ai

1. Definities

• Conviro: Conviro LLC, een limited liability company naar het recht van de staat Wyoming (Verenigde Staten), geregistreerd bij de Wyoming Secretary of State, registratienummer 2026-001964177, adres 30 N Gould St Ste N, Sheridan, WY 82801, Verenigde Staten, handelend onder de naam Conviro.ai.
• Klant: de onderneming of organisatie die een account aanmaakt en de dienst gebruikt, in deze voorwaarden ook "je" of "jij".
• Dienst: het platform Conviro.ai: vacatures maken, advertenties maken en plaatsen, kandidaten screenen via WhatsApp met een AI-recruiter, gesprekken plannen en kandidaten beheren.
• Slot: een abonnement per week waarmee één vacature tegelijk actief kan zijn.
• Kandidaat: iemand die via de dienst reageert op een vacature van de klant.

2. Toepassing

Deze voorwaarden gelden voor elk gebruik van de dienst en voor elke overeenkomst tussen Conviro en de klant. De dienst is uitsluitend bedoeld voor ondernemingen en organisaties, niet voor consumenten. Algemene voorwaarden van de klant gelden niet, tenzij we dat schriftelijk afspreken.

3. Account en overeenkomst

• De overeenkomst ontstaat zodra je een account aanmaakt, bijvoorbeeld via de wizard op onze website. Wie het account aanmaakt, verklaart bevoegd te zijn de klant te vertegenwoordigen.
• Je geeft juiste en volledige gegevens op en houdt die actueel. Inloggen gaat met een persoonlijke link per e-mail; je houdt die links en je mailbox voor jezelf.
• Je bent verantwoordelijk voor wat er met je account gebeurt, ook door medewerkers die je toegang geeft.

4. De dienst

• De AI van Conviro doet een voorstel voor de vacaturetekst, de vragen voor kandidaten, de advertentieteksten en de beelden. Jij controleert en past aan voordat een vacature live gaat.
• De AI-recruiter voert namens jou het eerste gesprek met kandidaten via WhatsApp, stelt jouw vragen en sluit af met de stap die jij kiest: een gesprek in je agenda, een cv opvragen of een terugbelverzoek. De AI-recruiter maakt zich altijd bekend als AI-assistent; dat is niet uit te zetten.
• De AI beslist niet over afwijzingen of aannemen. Die beslissingen neem jij.
• We spannen ons in om de dienst goed en beschikbaar te houden, maar de dienst is afhankelijk van derden zoals Meta (WhatsApp, Facebook en Instagram). We garanderen geen ononderbroken beschikbaarheid en geen bepaald aantal sollicitanten, gesprekken of aannames.
• We mogen de dienst verbeteren en veranderen. Verdwijnt een belangrijke functie, dan laten we dat vooraf weten.

5. Wat we van jou verwachten

• Je vacatures zijn echt, actueel en kloppen, inclusief het salaris en de arbeidsvoorwaarden.
• Je houdt je aan de wet, waaronder de regels tegen discriminatie (geen eisen of voorkeuren op grond van bijvoorbeeld leeftijd, geslacht, afkomst of geloof, tenzij de wet dat toestaat), het minimumloon, de AVG en de advertentieregels van Meta.
• Voor foto's en logo's die je uploadt, heb je de benodigde rechten. Staan er mensen op, dan hebben zij toestemming gegeven voor gebruik in advertenties.
• Je gebruikt de dienst niet om kandidaten te misleiden, voor werving door derden zonder dat te vermelden, of om gegevens van kandidaten voor andere doelen te gebruiken dan werving voor de vacature.
• Je reageert binnen redelijke tijd op kandidaten die de AI-recruiter voor je klaarzet en op gesprekken die in je agenda staan.

6. Advertenties en controle

• Advertenties lopen via het advertentieaccount en de pagina van Conviro op Facebook en Instagram. In de advertentie staat de naam van je bedrijf, of de branche en regio als je anoniem adverteert.
• Een medewerker van Conviro controleert elke campagne voordat hij live gaat. Ook Meta controleert elke advertentie, wat meestal binnen een werkdag gebeurt.
• We mogen een advertentie of vacature weigeren, aanpassen na overleg of pauzeren als die naar ons redelijk oordeel in strijd is met de wet, deze voorwaarden of de regels van Meta, of als Meta haar afkeurt. We laten je dat weten.
• Het advertentiebudget zit in de prijs. Hoe Meta het budget besteedt (bereik, plaatsing, biedingen) bepaalt Meta; daar hebben wij en jij geen volledige controle over.

7. Prijs en betaling

• Je betaalt per slot per week de prijs die op de website en bij het afrekenen staat, exclusief btw. Advertentiebudget, de AI-recruiter en het gebruik van het platform zijn daarbij inbegrepen.
• Je betaalt per week vooruit via Stripe. Een slot wordt pas actief als de betaling is ontvangen.
• Mislukt een betaling, dan mogen we de vacatures in dat slot pauzeren tot de betaling alsnog binnen is.
• We mogen prijzen aanpassen. Voor lopende abonnementen laten we dat minstens 30 dagen vooraf weten; je kunt dan opzeggen voordat de nieuwe prijs ingaat.

8. Looptijd en opzeggen

• Een slot loopt per week en wordt automatisch verlengd. Je kunt op elk moment opzeggen via je account; het slot stopt dan aan het einde van de betaalde week. Voor een lopende week krijg je geen geld terug.
• Is een vacature vervuld, dan kun je zonder extra kosten een andere vacature in hetzelfde slot zetten.
• We mogen de overeenkomst beëindigen of je account blokkeren als je deze voorwaarden ernstig of herhaaldelijk schendt, of als je niet betaalt nadat we je daarop hebben gewezen.
• Na het einde van de overeenkomst kun je ons vragen je gegevens te verwijderen of je een export te geven. Zie ook de verwerkersovereenkomst hieronder.

9. Rechten op teksten en beelden

• Teksten en beelden die voor jouw vacatures worden gemaakt, mag je vrij gebruiken voor je werving, ook buiten Conviro.
• Het platform, de software, de sjablonen en de werkwijze blijven van Conviro.
• Wat je zelf aanlevert, zoals je logo en foto's, blijft van jou. Je geeft ons het recht dat te gebruiken voor je vacatures en advertenties zolang de overeenkomst loopt.

10. Aansprakelijkheid

• Onze aansprakelijkheid is beperkt tot directe schade en tot maximaal het bedrag dat je in de drie maanden voor de schadeveroorzakende gebeurtenis aan ons hebt betaald.
• We zijn niet aansprakelijk voor indirecte schade, zoals gevolgschade, gemiste omzet, een vacature die niet of later wordt vervuld, of schade door keuzes die jij maakt op basis van antwoorden van kandidaten.
• We zijn niet aansprakelijk voor storingen, wijzigingen of beslissingen van derden waar we geen invloed op hebben, zoals Meta, WhatsApp of betaaldiensten.
• Deze beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van Conviro.
• Je vrijwaart Conviro voor aanspraken van derden, waaronder kandidaten en toezichthouders, die het gevolg zijn van jouw vacatures, jouw beslissingen of het niet nakomen van deze voorwaarden.

11. Overmacht

Bij overmacht hoeven we onze verplichtingen niet na te komen zolang die duurt. Daaronder vallen onder meer storingen bij Meta, WhatsApp, onze hosting- of AI-leveranciers, internetstoringen en maatregelen van overheden. Duurt de overmacht langer dan 30 dagen, dan mogen we allebei de overeenkomst beëindigen.

12. Vertrouwelijkheid

We houden vertrouwelijke informatie van elkaar geheim, zoals niet-openbare bedrijfsinformatie, prijsafspraken en gegevens van kandidaten, ook na het einde van de overeenkomst.

13. Verwerkersovereenkomst

Voor de gegevens van kandidaten ben jij verwerkingsverantwoordelijke en is Conviro verwerker. Dit artikel is de verwerkersovereenkomst in de zin van artikel 28 AVG.

1. Onderwerp en duur. Conviro verwerkt persoonsgegevens van kandidaten om de dienst te leveren: advertenties tonen, gesprekken via WhatsApp voeren, antwoorden en documenten vastleggen, afspraken plannen en kandidaten aan jou tonen. Dit duurt zolang de overeenkomst loopt.
2. Gegevens en betrokkenen. Betrokkenen zijn kandidaten die reageren op jouw vacatures. Het gaat om naam, telefoonnummer, berichten, antwoorden op vragen, cv's en andere documenten die zij sturen, en afspraken. Je vraagt via de dienst geen bijzondere persoonsgegevens (zoals gezondheid of afkomst) of strafrechtelijke gegevens uit, tenzij de wet dat toestaat.
3. Instructies. Conviro verwerkt de gegevens alleen volgens jouw instructies, zoals vastgelegd in deze voorwaarden en je instellingen in de dienst, tenzij de wet iets anders verplicht. Conviro gebruikt de gegevens niet voor eigen doeleinden en niet om AI-modellen te trainen.
4. Geheimhouding. Medewerkers van Conviro die toegang hebben tot de gegevens, zijn tot geheimhouding verplicht en hebben alleen toegang voor zover nodig.
5. Beveiliging. Conviro neemt passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder versleutelde verbindingen, scheiding van de gegevens per klant op databaseniveau, inloggen met eenmalige links, beperkte toegang voor medewerkers en hosting in Nederland.
6. Subverwerkers. Je geeft toestemming voor de inzet van de subverwerkers in de lijst hieronder. Conviro legt hun dezelfde verplichtingen op en meldt nieuwe of andere subverwerkers vooraf; je kunt daar binnen 14 dagen op redelijke gronden bezwaar tegen maken en de overeenkomst opzeggen als we er niet uitkomen.
7. Doorgifte buiten de EU. Waar subverwerkers gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken, zorgt Conviro voor passende waarborgen, zoals het EU-VS-gegevensprivacykader of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
8. Bijstand. Conviro helpt je, binnen redelijke grenzen, bij verzoeken van kandidaten (inzage, verwijdering en dergelijke), bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling en bij vragen van de toezichthouder. In de dienst kun je kandidaten zelf verwijderen.
9. Datalekken. Conviro meldt een inbreuk op de beveiliging die gevolgen heeft voor jouw gegevens zonder onnodige vertraging, en waar mogelijk binnen 48 uur na ontdekking, met de informatie die je nodig hebt voor een eventuele melding.
10. Bewaren en verwijderen. Gegevens van kandidaten worden automatisch verwijderd 6 maanden na het laatste contact, tenzij er nog een gesprek gepland staat. Na het einde van de overeenkomst verwijdert Conviro de gegevens, of geeft ze je op verzoek eerst terug, tenzij de wet bewaren verplicht.
11. Controle. Conviro geeft je op verzoek de informatie die nodig is om aan te tonen dat deze verplichtingen worden nagekomen. Een audit is mogelijk na overleg, op jouw kosten en met redelijke vertrouwelijkheid.

14. Wijzigingen, recht en geschillen

• We mogen deze voorwaarden wijzigen. Belangrijke wijzigingen laten we minstens 30 dagen vooraf weten. Ga je niet akkoord, dan kun je opzeggen voordat ze ingaan.
• Is een bepaling ongeldig, dan blijven de andere bepalingen gelden. We vervangen de ongeldige bepaling door een geldige die er zo dicht mogelijk bij komt.
• Op deze voorwaarden en de overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Geschillen leggen we voor aan de bevoegde rechter in het arrondissement Den Haag, tenzij de wet een andere rechter aanwijst.
• Vragen over deze voorwaarden? Mail naar info@conviro.ai.